会議やセミナー、懇親会、式典などの案内を受けたとき、
「出席・欠席の正しい書き方が分からない」
「返信メールのマナーは？」
と迷うことはありませんか？
ビジネスの場では、出席・欠席の伝え方ひとつで印象が大きく変わります。
この記事では、ビジネスシーンにおける出席・欠席の正しい書き方を、メール・返信はがき・フォーム別にわかりやすく解説します。例文も豊富に紹介します。
出席・欠席返信の基本マナー
まず押さえるべき基本は次の4点です。
✔ できるだけ早く返信する
✔ 結論を最初に書く
✔ 丁寧な言葉遣いをする
✔ 欠席時は簡潔に理由を添える
返信が遅れるのが一番のマナー違反です。
【メール】出席の書き方（ビジネス）
基本構成
- 宛名
- お礼
- 出席の意思表示
- 締めの挨拶
出席メール例文①（フォーマル）
件名：○月○日 会議出席の件
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤でございます。
このたびは会議のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
○月○日の会議に出席させていただきます。
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
出席メール例文②（セミナー・式典）
ご案内ありがとうございます。
○月○日のセミナーに出席いたします。
当日を楽しみにしております。
【メール】欠席の書き方（ビジネス）
欠席の場合は、まずお詫びを入れるのがポイントです。
欠席メール例文①（一般的）
このたびはご案内いただき、誠にありがとうございます。
誠に残念ではございますが、当日は所用のため欠席させていただきます。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
欠席メール例文②（理由をやや丁寧に）
あいにく別件の予定が入っており、出席がかないません。
次の機会にはぜひ参加させていただきたく存じます。
理由は具体的に書きすぎないのが無難です。
返信はがきの正しい書き方
招待状に同封されている返信はがきの場合のマナーも重要です。
出席の場合
- 「御出席」の「御」を二重線で消す
- 「出席」を丸で囲む
- 余白に一言添える
例：
このたびはお招きいただき、誠にありがとうございます。
喜んで出席させていただきます。
欠席の場合
- 「御欠席」の「御」を消す
- 「欠席」を丸で囲む
- お詫びを書く
例：
誠に残念ながら、やむを得ない事情により欠席いたします。
ご盛会をお祈り申し上げます。
フォーム返信の場合の注意点
最近はWebフォームも増えています。
✔ 入力後に確認メールを送ると丁寧
✔ 欠席時は備考欄に一言添える
よくあるNG例
❌ 「行きます」「行けません」
→ カジュアルすぎる
❌ 返信なし
→ 信頼を損なう
❌ 欠席理由を詳細に書きすぎる
→ 不要な情報は控える
社内と社外での違い
| 項目 | 社内 | 社外 |
|---|---|---|
| 文体 | やや簡潔 | 丁寧語必須 |
| 理由 | 簡潔で可 | 控えめに |
社外は必ず敬語を使いましょう。
件名の正しい書き方
出席の場合：
- 「○月○日 出席の件」
- 「会議出席のご連絡」
欠席の場合：
- 「○月○日 欠席のご連絡」
件名で内容が分かるようにします。
返信が遅れた場合の例文
ご連絡が遅くなり、誠に申し訳ございません。
○月○日の会議に出席いたします。
まず謝罪を入れます。
英語で出席・欠席を書く場合（参考）
出席：
I will attend.
欠席：
I regret that I will not be able to attend.
まとめ
ビジネスでの出席・欠席返信は、
✔ 迅速
✔ 結論先出し
✔ 丁寧表現
✔ 欠席時はお詫び
この4点を守れば問題ありません。
返信は「礼儀」と「信頼」に直結します。
コメント