返信催促メールは、書き方ひとつで「感じが悪い人」にも「仕事ができる人」にも見られてしまいます。
本記事では、ビジネスシーンで使える返信催促メールの書き方・例文・NG表現・送るタイミングまで、SEOを意識しつつ徹底解説します。
返信催促メールとは？失礼にならないための基本マナー
返信催促メールとは、送信したメールに対して一定期間返信がない場合に、確認・リマインドの目的で送るメールのことです。
まず押さえる3原則
- 相手を責めない
- 送れていない可能性を考慮する
- 期限を明確に伝える
特に重要なのは「催促」ではなく**“確認”の姿勢**です。
返信催促メールを送るタイミングは？
| 相手 | 目安 |
|---|---|
| 社内 | 1〜2営業日 |
| 取引先 | 2〜3営業日 |
| 緊急案件 | 当日〜翌日 |
※金曜送信→月曜確認が基本。
※土日祝は営業日に含めないのがマナー。
【基本】返信催促メールの構成テンプレート
- 件名（Re:を残す）
- 前回メールの送信日を明記
- 要件の再提示
- 返信期限の提示
- クッション言葉で締める
返信催促メール例文【ビジネス・取引先向け】
丁寧・基本パターン
件名：Re:【〇〇の件】ご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇です。
〇月〇日にお送りいたしました「〇〇の件」につきまして、
ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、
〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。
万が一、行き違いとなっておりましたらご容赦ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
少し強め（期限が迫っている場合）
件名：Re:【至急】〇〇の件につきまして
先日ご連絡差し上げました件につきまして、
期日が迫っておりますため、再度ご連絡いたしました。
〇月〇日までにご回答をいただけますと幸いです。
返信催促メール例文【社内向け】
件名：Re:〇〇の確認お願いします
〇〇さん
先日お送りした件、確認できていますか？
今日中に一度状況を教えてもらえると助かります。
よろしくお願いします。
※社内は簡潔＋具体的がポイント。
返信催促メールのNG表現
❌ 「まだですか？」
❌ 「返信がありません」
❌ 「何度も連絡していますが」
→ 圧迫・責めている印象を与える
返信がない理由は意外とシンプル
- 単純に多忙
- メールを見落としている
- 迷惑メールに入っている
- 判断に時間がかかっている
催促＝敵対ではありません。
「思い出してもらう」作業です。
返信催促メールのコツ5選
- 件名は変更しない（スレッド維持）
- 前回メールを引用する
- 返信期限を明確に
- 感情を入れない
- 2回目以降は電話も検討
返信催促メールQ&A
Q. 何回まで送っていい？
→ 目安は2回まで。
3回目は電話や別手段がおすすめ。
Q. 返信が来ない＝失礼？
→ 必ずしもそうではありません。
相手事情を前提に。
まとめ
返信催促メールは、
✔ 責めない
✔ 期限を明確に
✔ クッション言葉を入れる
この3つで印象が大きく変わります。
ビジネスの信頼関係を壊さず、
スマートにリマインドできる文章を心がけましょう。
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