ビジネスメールでファイルを送る際によく使われるのが
「パスワード付きZIP＋パスワード別送」という方法です。
しかし最近では、
・パスワード別送は意味がない？
・セキュリティ的に問題？
・失礼にならない書き方は？
と疑問に感じる人も増えています。
この記事では、メールでのパスワード別送について
マナー・正しい例文・注意点・代替手段までわかりやすく解説します。
結論｜パスワード別送は慣習としては一般的だが注意が必要
まず結論から。
✔ 日本のビジネス慣習では広く使われてきた
✔ ただしセキュリティ面では議論がある
✔ 書き方を間違えると不信感を与える
というのが実情です。
特に企業や業界によって評価が分かれる点が重要です。
なぜ「パスワード別送」が使われるのか？
主な目的はシンプルです。
「万が一メールが盗み見られてもファイルを開けないようにする」
そのため、
① パスワード付きファイル送信
② 別メールでパスワード送信
という手順が取られます。
一見安全そうですが、技術的には完全な対策とは言えないと指摘されています。
セキュリティ上の問題点
実はこの方式には課題があります。
・同じ経路（メール）で送っている
・攻撃者が両方取得できる可能性
・企業によっては禁止されている
近年では、
✔ クラウド共有
✔ ワンタイムリンク
✔ アクセス権限管理
といった方法が推奨されることも増えています。
それでも別送が使われる理由
とはいえ、実務ではまだよく見かけます。
理由は主に次の通り。
✔ 長年の商習慣
✔ 取引先ルールへの対応
✔ 内部規程で決まっている
つまり、「完全なセキュリティ対策」ではなく運用ルールとして使われているケースが多いのです。
ビジネスメール例文｜パスワード付きファイル送信
まずはファイル送付メール。
件名：資料送付のご連絡
株式会社〇〇
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社△△の山本です。
ご依頼いただきました資料をお送りいたします。
添付ファイルはパスワード付きZIP形式となっております。
パスワードにつきましては、別メールにてご連絡いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ポイントは、
✔ なぜパスワード付きか説明する
✔ 別送を事前に伝える
ことです。
ビジネスメール例文｜パスワード別送メール
続いてパスワード通知。
件名：パスワードのご連絡
株式会社〇〇
営業部 田中様
先ほどお送りいたしました資料のパスワードをご連絡いたします。
【パスワード】
XXXXXX
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
極めてシンプルで問題ありません。
よくあるNG例
避けた方がよい例もあります。
❌ パスワードだけ送る
❌ 何のファイルか書かない
❌ 口語的すぎる文章
相手が「どのメール？」と混乱する原因になります。
相手に配慮した書き方のコツ
実務では次を意識すると好印象です。
✔ 「先ほどのメール」と明示
✔ ファイル名を書く
✔ 丁寧だが簡潔に
例：
「先ほど送付いたしました『見積書.zip』のパスワードをご連絡いたします。」
代替手段｜より安全なファイル共有方法
最近は次の方法も一般的です。
✔ クラウドストレージ共有
✔ 閲覧権限付きリンク
✔ ダウンロード期限設定
セキュリティを重視する企業ではこちらが主流になりつつあります。
まとめ｜パスワード別送メールで失敗しないために
✔ パスワード別送は慣習として一般的
✔ ただし万能な安全策ではない
✔ 文章は簡潔・明確・丁寧に
✔ 相手ルールに合わせることが最優先
メールのやり取りでは、
**「セキュリティ＋相手への配慮」**の両立が重要です。
形式だけでなく、相手が理解しやすい書き方を意識しましょう。
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