退職が決まったとき、多くの方が悩むのが「社内メールでの退職挨拶」です。
- 件名はどう書く？
- 一斉メールで失礼にならない？
- 退職理由は書くべき？
この記事では、社内向け退職挨拶メールの書き方を、例文付きでわかりやすく解説します。
そのまま使えるテンプレートも掲載しています。
社内メールで退職挨拶を送るタイミング
一般的には、
- 最終出社日の業務終了前
- 退職日の数日前
が目安です。
直属の上司や特にお世話になった方には、個別に伝えたうえで一斉メールを送りましょう。
退職挨拶メールの基本構成
社内メールは、次の4つで構成します。
① 挨拶
② 退職の報告
③ 感謝
④ 締めの言葉
■ 件名の書き方
無難な件名例：
- 退職のご挨拶（氏名）
- 退職のご報告（氏名）
- 退職のご挨拶とお礼（氏名）
件名はシンプルで問題ありません。
そのまま使える社内メール例文
◆ 基本テンプレート（最も無難）
件名：退職のご挨拶（山田）
お疲れさまです。
私事ではございますが、このたび一身上の都合により退職することとなりました。
在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
皆さまの今後のご活躍をお祈りしております。
本当にありがとうございました。
◆ 少し丁寧にしたい場合
お疲れさまです。
私事ではございますが、このたび退職することとなりました。
在職中は温かいご指導を賜り、誠にありがとうございました。
ここで学ばせていただいたことを糧に、今後も精進してまいります。
◆ 部署全体に送る場合
お疲れさまです。
このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。
皆さまには多くのご支援をいただき、心より感謝しております。
これまで本当にありがとうございました。
◆ 異動を伴う退職の場合
お疲れさまです。
このたび○月○日付で退職することとなりました。
短い間でしたが、大変お世話になりました。
皆さまのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
社内退職メールで注意すべきポイント
① 退職理由は詳しく書かない
「一身上の都合により」で十分です。
② 愚痴や不満を書かない
社内メールは記録として残ります。
③ 長文にしすぎない
3〜6行程度が理想です。
④ 絵文字は基本使わない
関係性によりますが、無難なのは使わないことです。
よくある質問
Q. 一斉送信は失礼ですか？
直属の上司や親しい同僚には個別連絡をしたうえで送れば問題ありません。
Q. 返信は必要ですか？
基本的には不要ですが、個別にいただいた場合は丁寧に返信しましょう。
まとめ
社内メールでの退職挨拶は、
✔ 件名はシンプル
✔ 感謝を中心に
✔ 退職理由は簡潔に
✔ 3〜6行でまとめる
これを守れば失礼になることはありません。
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