退職が決まったとき、社外・取引先への挨拶メールは特に慎重になります。
- どこまで丁寧に書くべき？
- 後任の紹介は必要？
- 退職理由は書く？
この記事では、社外向け退職挨拶メールの書き方と、そのまま使える例文をまとめました。
取引先に失礼のない文面を用意したい方は、ぜひ参考にしてください。
社外向け退職メールの基本マナー
まず押さえるべきポイントは4つです。
- 退職理由は詳しく書かない
- 感謝を中心にする
- 後任がいる場合は必ず紹介
- 簡潔かつ丁寧にまとめる
基本的には、
一身上の都合により退職することとなりました
で十分です。
社外向け退職挨拶メールの基本テンプレート
件名：退職のご挨拶（氏名）
株式会社〇〇
〇〇様平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。私事ではございますが、このたび一身上の都合により退職することとなりました。
在職中は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。なお、後任は〇〇が担当させていただきます。
今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
後任を紹介する場合の例文
◆ 丁寧な紹介型
後任は〇〇が担当いたします。
改めてご挨拶のご連絡を差し上げますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
◆ 引き継ぎが完了している場合
すでに〇〇へ業務の引き継ぎを完了しております。
今後のお問い合わせは〇〇までお願いいたします。
後任がいない場合の例文
後任につきましては、改めて担当部署よりご連絡させていただきます。
または
今後のお問い合わせは、弊社代表窓口までお願いいたします。
退職日が近い場合の例文
〇月〇日をもちまして退職いたします。
突然のご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
異動ではなく完全退職の場合の文例
このたび退職することとなり、皆様には直接ご挨拶できず恐縮ではございますが、メールにて失礼いたします。
返信をいただいた場合の例文
温かいお言葉をいただき、誠にありがとうございます。
これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。
社外メールで避けるべきNG例
- 退職理由を詳しく書く
- 会社への不満を書く
- 絵文字を使う
- 砕けすぎた表現
社外メールは“最後の印象”になります。
丁寧さを最優先にしましょう。
社外向け退職メールのポイントまとめ
✔ 件名はシンプルに
✔ 感謝を中心に
✔ 後任紹介は必須
✔ 理由は簡潔に
✔ 3〜7行でまとめる
これを守れば失礼になることはありません。
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